A projektmenedzser felelőssége, hogy a tervezett és tényleges ráfordítás között minimális különbség legyen. Fontos, hogy naprakész információkkal rendelkezzen az erőforrások lekötésének mértékéről, az állandó feladatokhoz és ismétlődő folyamatokhoz allokált erőforrások mennyiségéről és szükséges munkavállalói kompetenciákról, valamint a szabad erőforrásokról. A valós időben azonosított elakadások feloldása vezethet a projektterv pontos végrehajtásához, a vevői elégedettség megőrzéséhez, a haszon realizálásához. A gyűjtött adatok folyamatos elemzése segít a gyors és rugalmas akciók kidolgozásában.
A munkavállalókról nyilvántartott törzsadatokon, a projektek végrehajtásához szükséges idő- és kompetenciaigényeken keresztül könnyebben tervezheti a projektek végrehajtásához szükséges időt és erőforrásokat. Ha nincs házon belül szabad kapacitás, egyszerűen tud bevonni szakembert az igények pontos ismeretében.
Ahhoz, hogy a projektmenedzser pontos időtervet tudjon készíteni, tudnia kell, hogy mekkora a rendelkezésre álló bevonható erőforrás. A pontos munkaidő-felhasználási kimutatások hiányában előfordulhat, hogy a rendszeres feladatokra fordítandó időigény nem tudható pontosan, így túlvállalás, késedelmes teljesítés alakul ki.
A tervek és tények folyamatos összevetésével, elemzésével látható, hogy hol szükséges beavatkozni az alkalmazott folyamatokba, hogyan lehet pontos terveket készíteni, és hogyan lehet szavatolni az ennek megfelelő végrehajtást. A fejlesztési tervek célorientáltak, míg a szabad kapacitások értékesíthetők lesznek.
A koncepciót, tervezést, megvalósítást követően a projektzárás is nagyon fontos a projektmenedzsernek, mert a tapasztalatokat felhasználva lehet a következő feladatokat még magasabb minőségben és pontosabban kivitelezni. A számszerűsített munkaidő-felhasználáshoz kapcsolódó kimutatás a zárás elengedhetetlen része.